Für jede Kirche/Gottesdienststätte wird im Vorfeld ein Bankplan erstelt. In diesem Bankplan ist für jede Bank, die verwendet werden darf, eine Länge hinterlegt. Bei einer Anmeldung wird dann nach einer für die Personen(gruppe) passenden Bank gesucht.
Beispiel: Es möchte sich eine dreiköpfige Familie zum Gottesdienst anmelden. Pro Person wird eine Sitzbreite von 50cm gerechnet, das heißt, in diesem Fall werden 150cm benötigt. Das System sucht dann nach einer Sitzbank, die noch 150cm Platz hat. Im Falle einer 500cm langen Bank werden die 150cm abgezogen, zusätzlich die benötgen 150cm Sicherheitsabstand, so dass 200cm zurück in den Topf der verfügbaren Bänke gehen.
Beispiel: Es möchte sich eine dreiköpfige Familie zum Gottesdienst anmelden. Pro Person wird eine Sitzbreite von 50cm gerechnet, das heißt, in diesem Fall werden 150cm benötigt. Das System sucht dann nach einer Sitzbank, die noch 150cm Platz hat. Im Falle einer 500cm langen Bank werden die 150cm abgezogen, zusätzlich die benötgen 150cm Sicherheitsabstand, so dass 200cm zurück in den Topf der verfügbaren Bänke gehen.
Bei der Anmeldung gibt der Besucher seine Kontaktdaten an. Außerdem gibt er an, ob er alleine oder mit mehreren Personen (aus demselben Hausstand) teilnehmen möchte. Wenn die Kirche mehrere Etagen hat, kann auch ein Etagenwunsch angegeben werden. Anschließend erhält er direkt das Ticket per E-Mail. Vor Ort lässt er das Ticket von einem Helfer mit dem QR-Code-Scanner scanner und wird damit als anwesend markiert.
Ja! In der E-Mail mit dem Ticket ist auch ein Link enthalten, mit dem Besucher ihre Registrierung stornieren können, um den Platz wieder freizugeben.
Vor Ort füllt der Besucher einen Kontaktbogen mit seinen Daten sowie den Namen der weiteren Besucher derselben Bezugsgruppe aus. Auf dem Bogen ist ein individueller QR-Code vorhanden (Blankobögen werden mit dem System erzeugt). Mit dem Bogen begibt sich der Besucher zur Registrierstation. Der Helfer gibt die Gruppengröße (Einzelperson, Paar, Familie, ...) sowie einen eventuellen Etagenwunsch (sofern möglich) an und das System teilt eine Banknummer zu. In der Datenbank wird dabei die Bogennummer mit der Bankreihe verknüpft.
Um eine besondere Nachverfolgbarkeit sicherzustellen, werden die Bänke sowie die gesamte Kirche als Einbahnstraße festgelegt. Zusätzlich wird bei der Registrierung vor Ort gespeichert, um wie viel Uhr die Kirche betreten wurde. Die Besucher werden aufgefordert, in ihrer Reihe so weit wie möglich durchzurücken, wordurch die Besucher in der Reihenfolge in der Bank sitzen, in der sie die Kirche betreten haben. Im Gegensatz zur platzgenauen Zuteilung bietet sich hier der Vorteil, dass nachfolgende Besucher nicht eng an bereits anwesenden vorbei gehen müssen und sich so die Kontakte weiter reduzieren.
Alle Daten der Besucher, die sich online registrieren liegen auf Ihrem Server. Sie werden nicht an einem anderen Ort zentral erhoben. Die Daten werden nach vier Wochen gelöscht. Die Besucher der Offline-Besucher werden nicht digital erhoben, sondern in der Datenbank wird nur die Verknüfung zwischen Bankreihe und Bogen gespeichert. Die Bögen müssen nach der Veranstaltung zwecks Nachverfolgbarkeit aufbewahrt werden und können nach der entsprechenden Frist herkömmlich vernichtet werden. Der Programmcode von Augustus soll in Kürze unter AGPLv3 freigegeben werden.